Administrative Assistant-Travel

Job description

Sobre a Vaga

Contexto Organizacional

O compromisso da FAO com a sustentabilidade ambiental é integral aos nossos objetivos estratégicos e operações.

A Organização das Nações Unidas para a Alimentação e Agricultura (FAO) contribui para o cumprimento da Agenda 2030 através do Quadro Estratégico da FAO, apoiando a transformação para sistemas agroalimentares MAIS eficientes, inclusivos, resilientes e sustentáveis, para uma melhor produção, melhor nutrição, um melhor ambiente e uma vida melhor, sem deixar ninguém para trás.

A Organização das Nações Unidas para a Alimentação e Agricultura (FAO) apoia a transformação para sistemas agroalimentares mais eficientes, inclusivos, resilientes e sustentáveis para uma melhor produção, melhor nutrição, um melhor ambiente e uma vida melhor, sem deixar ninguém para trás. O FAO Angola (FRANG) é um escritório nacional que trabalha com o Governo, partes interessadas nacionais e parceiros internacionais para desenvolver políticas, programas e projetos que visam alcançar a segurança alimentar, fortalecer os setores agrícola, das pescas e florestal, e promover o uso sustentável dos recursos naturais.

Linhas de Reporte

Sob a supervisão geral do Representante da FAO em Angola e a supervisão direta do Representante Adjunto da FAO (Administração), o titular fornecerá serviços de apoio administrativo para os programas e projetos da FAO em Angola, garantindo que as ações de viagem sejam realizadas em conformidade com as regras, regulamentos e procedimentos internos da FAO.

Foco Técnico

Fornecer apoio administrativo e operacional de rotina às atividades da FAO, em conformidade com as regras e procedimentos estabelecidos.

Tarefas e Responsabilidades

• Compilar, consolidar e manter o Plano de Viagem Mensal e garantir a submissão atempada ao Comité de Viagens;
• Iniciar autorizações de viagem para viagens nacionais e internacionais, garantindo a adesão aos planos de viagem, autorizações de segurança, termos de referência e ligação com agências de viagens.
• Processar pedidos de reembolso de despesas de viagem para viagens nacionais e internacionais, de acordo com as regras e políticas da Organização; verificar as viagens realizadas em relação aos direitos apropriados;
• Preparar toda a documentação relacionada com viagens nos sistemas corporativos da FAO, incluindo Autorizações de Viagem, Pedidos de Pagamento, Autorizações de Segurança e Pedidos de Reembolso de Despesas de Viagem para o pessoal do programa e do projeto;
• Identificar, rever e solicitar reembolsos de custos de viagem a agentes de viagens ou viajantes; processar pagamentos de montantes fixos autorizados, adiantamentos de viagem e pedidos de reembolso posteriores (post-factum) e tomar as ações de acompanhamento necessárias;
• Apoiar o pessoal e consultores na compra de bilhetes de avião; ligar com agentes de viagens internos para garantir a obtenção de rotas e tarifas mais económicas;
• Criar e manter registos de fornecedores (principalmente para viajantes não-funcionários) no sistema GRMS;
• Informar e fornecer informações de regresso ao pessoal sobre questões administrativas relacionadas com viagens, incluindo vistos, autorizações de segurança e procedimentos de documentação; em ligação com o Assistente de Escritório da FAO, apoiar os procedimentos de protocolo e acompanhar os pedidos de visto junto do Ministério dos Negócios Estrangeiros;
• Extrair, inserir, manter e verificar a exatidão dos registos de viagens nos sistemas corporativos da Organização; auxiliar na liquidação de saldos pendentes relacionados com viagens, revendo as listas de recuperação dos viajantes e tomando ações de acompanhamento;
• Auxiliar na preparação de orçamentos de custos de viagem e manter registos de controlo orçamental e estatístico; preparar orçamentos de atividade e os correspondentes pedidos de adiantamento sob a orientação dos coordenadores de projetos do programa;
• Organizar e coordenar locais de formação e alojamento para participantes convidados para workshops, seminários e reuniões; garantir a conclusão dos requisitos de segurança por todos os viajantes;
• Emitir ordens de compra de viagem para projetos sob a orientação expressa do projeto e/ou programa, após a submissão de especificações técnicas; iniciar pedidos Administrativos, Financeiros e de Pagamento para pequenas compras;
• Iniciar e monitorizar os processos de aquisição (procurement) no sistema GRMS; acompanhar a tabela de requisições para todos os projetos em curso e acompanhar a finalização das aquisições;
• Apoiar a recolha de informações sobre Subsídios de Estadia (DSA), dados de agências de viagens e outros inquéritos administrativos; colaborar com agências da ONU, autoridades locais e parceiros de implementação em questões de viagem e administrativas;
• Gerir os pedidos de Mobilidade da ONU (UN Mobility), garantindo a precisão, integralidade e processamento atempado em linha com os procedimentos corporativos;
• Manter sistemas de arquivo e referência do escritório de acordo com os procedimentos padrão, tanto em formato eletrónico como em papel.
• Compilar e organizar informações de várias fontes para relatórios, criar folhas de cálculo e apresentações, e gerir bases de dados para listas de correio e outras informações.
• Desempenhar quaisquer outras funções conforme necessário.

OS CANDIDATOS SERÃO AVALIADOS DE ACORDO COM OS SEGUINTES CRITÉRIOS

Requisitos Mínimos

• Educação: Ensino secundário.
• Dois anos de experiência relevante em trabalho de apoio de escritório.
• Conhecimento prático (nível C) de Inglês, Francês ou Espanhol.
• Nacional de Angola.

Competências Fundamentais da FAO

• Foco em Resultados
• Trabalho em Equipa
• Comunicação
• Construção de Relações Eficazes
• Partilha de Conhecimento e Melhoria Contínua

Competências Técnicas/Funcionais

• Conhecimento de procedimentos padrão de escritório, capacidade de comunicar claramente, elevadas competências organizacionais, literacia informática e capacidade de usar processamento de texto, Excel e software de base de dados padrão. Discrição, cortesia, tacto e capacidade de trabalhar sob prazos apertados.
• Bom conhecimento dos princípios e procedimentos Administrativos (viagens).
• Proficiência em aplicações Microsoft Office.

Informação Adicional

• A FAO não cobra quaisquer taxas em qualquer fase do processo de recrutamento (candidatura, entrevista, processamento).
• Candidaturas recebidas após a data de encerramento não serão aceites.
• Por favor, note que a FAO só considera qualificações educacionais superiores obtidas de uma instituição acreditada/reconhecida na Base de Dados Mundial de Ensino Superior (WHED), uma lista atualizada pela Associação Internacional de Universidades (IAU) / Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO). A lista pode ser consultada em http://www.whed.net/.
• Para oportunidades de emprego adicionais, visite o site de emprego da FAO: http://www.fao.org/employment/home/en/.
• A nomeação estará sujeita à certificação de que o candidato está clinicamente apto para a nomeação, credenciamento, quaisquer requisitos de residência ou visto e autorizações de segurança.

Publicação da Vaga

17/Jul/2026

Data de Encerramento

01/Ago/2026, 2:59:00 AM

Unidade Organizacional

FRANG – Representação da FAO em Angola

Tipo de Emprego

Oportunidades para não-funcionários (Non-staff)

Tipo de Requisição

NPP (Pessoal de Projeto Nacional)

Nível

N/A

Localização Principal

Angola-Luanda

Duração

11 meses

Número do Posto

N/A

AVISO IMPORTANTE: Por favor, note que a Data de Encerramento e Hora exibidas acima são baseadas nas definições de data e hora do seu dispositivo pessoal.

• A FAO está empenhada em alcançar a diversidade da força de trabalho em termos de género, nacionalidade, origem e cultura.
• Candidatas femininas qualificadas, nacionais qualificados de Membros não representados e sub-representados e pessoas com deficiência são encorajados a candidatar-se.
• Todos os que trabalham para a FAO são obrigados a aderir aos mais elevados padrões de integridade e conduta profissional, e a defender os valores da FAO.
• A FAO, como Agência Especializada das Nações Unidas, tem uma política de tolerância zero para condutas incompatíveis com o seu estatuto, objetivos e mandato, incluindo exploração e abuso sexual, assédio sexual, abuso de autoridade e discriminação.
• Todos os candidatos selecionados serão submetidos a rigorosas verificações de referências e antecedentes.
• Todas as candidaturas serão tratadas com a mais estrita confidencialidade.

O compromisso da FAO com a sustentabilidade ambiental é integral aos nossos objetivos estratégicos e operações.

📩 COMO CANDIDATAR-SE

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